Os documentos fiscais eletrônicos, como, por exemplo, a nota fiscal eletrônica, se tornaram instrumentos essenciais para empresas e prestadores de serviço no Brasil. Mas com a existência de diferentes tipos de notas, cada uma usada em situações específicas, o empreendedor deve saber a função de cada um e quando usá-las corretamente.

Para isso, a IOB preparou um guia com os principais documentos fiscais, quem pode e o que é preciso para emitir nota fiscal.

O que é a Nota Fiscal?
A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo consegue verificar o montante do tributo devido em cada transação comercial e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. A nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, sendo emitida e armazenada eletronicamente.

Quais os principais tipos de nota fiscal?
Os tipos de nota fiscal variam de acordo com a transação comercial e o tributo incidente. Confira as principais:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota!

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu município. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. Se você é MEI, é importante saber como emitir a nota fiscal de serviço.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência.

E o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)?

Bom, o CT-e não é uma nota fiscal, mas é válido citar este importante documento fiscal eletrônico. Ele é usado quando ocorre serviço de transporte de carga, em suas várias modalidades, rodoviário, ferroviário, aquaviário e até mesmo dutoviário.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal?
O principal benefício de emitir nota fiscal é estar em conformidade com a lei. Além disso, facilita a fiscalização das transações entre empresas e consumidores e comprova que o seu negócio está em dia com o Fisco. Isso traz credibilidade para o seu negócio e transmite confiança aos potenciais clientes.

Os documentos fiscais eletrônicos também contribuem com a sua produtividade e organização, além de minimizar erros de digitação.

Quem precisa emitir nota fiscal?
Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal ao fazer qualquer tipo de operação comercial, seja relacionada a produtos ou serviços. A única exceção é o MEI, que tem regras específicas para cada tipo de nota fiscal.

O Certificado Digital é necessário?

Sim, para emitir qualquer tipo de documento fiscal eletrônico, é indispensável possuir um Certificado Digital, que garante a autenticidade e segurança do documento emitido.

O que é preciso fazer para emitir nota fiscal?
Para emitir nota fiscal você precisa cumprir algumas obrigações, confira:

Abra uma empresa (CNPJ)

Se você é MEI, pode abrir a sua empresa na área do empreendedor no site do governo federal de forma totalmente online e gratuita. Porém, se não é este o seu caso, é importante contar com a ajuda de um contador, pois há algumas etapas mais burocráticas a serem cumpridas até você conseguir o seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da sua empresa.

Obtenha IE (Inscrição Estadual) ou IM (Inscrição Municipal)

Com o CNPJ em mãos, você pode seguir então para o segundo passo, que é credenciar a sua empresa no governo estadual ou municipal, dependendo do caso. Para você emitir qualquer nota deve procurar a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) para obter o número da Inscrição Estadual (IE).

A única exceção é a NFS-e neste caso, é preciso procurar a prefeitura para conseguir a Inscrição Municipal (IM). Mas fique atento, pois a legislação varia em cada cidade ou estado. Então, é melhor pesquisar como funciona este processo na sua região.

Faça o credenciamento para emissão de notas fiscais

Uma vez que a empresa já está inscrita no governo estadual ou municipal, então já pode solicitar o credenciamento para emitir nota fiscal. Este procedimento, geralmente, é feito no mesmo órgão no qual foi solicitado o IE e o IM, ou seja, no Sefaz ou na prefeitura. Mas lembramos novamente que isso pode variar de acordo com a região.

Adquira um Certificado Digital habilitado

O Certificado Digital é uma espécie de RG eletrônico criptografado com as informações da sua empresa. O que traz mais segurança para o processo. Para consegui-lo é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora habilitada pela Receita Federal e escolher um emissor de notas fiscais.

Como emitir uma nota fiscal?
O processo de emissão envolve preencher os dados do emitente, do destinatário, dos produtos ou serviços, impostos, e enviar o documento para autorização junto à Sefaz.

Quais os erros comuns durante a emissão da nota fiscal?
Erros frequentes incluem informações incorretas do destinatário, valores ou tributos, além de falhas na comunicação com a Sefaz, que podem resultar em rejeição da nota. Para lhe ajudar neste sentido, separamos os sete erros mais comuns durante a emissão da nota fiscal.

Como automatizar a emissão da nota fiscal?
Para automatizar a emissão de nota fiscal, no caso dos documentos eletrônicos, é preciso contar com um emissor de nota fiscal que tenha esta função.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
Não emitir nota fiscal pode resultar em multas e complicações fiscais que podem prejudicar a reputação e o funcionamento da empresa. Inclusive, pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. Portanto, fique ligado e mantenha sua empresa em compliance.

Com informações IOB Notícias