Desconhecida pelo público em geral, mas muito importante para os gestores de condomínios, a EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação fiscal do e-Social que diz respeito especialmente a prestação de serviços terceirizados, como limpeza, jardinagem, portaria, segurança e construção civil. Ela faz parte do bloco do Sped Fiscal, processo de escrituração digital do governo, e seu principal objetivo é permitir que o INSS tenha acesso fácil e ágil às informações de notas fiscais dos trabalhos realizados para que, dessa forma, consiga avaliar o que é pertinente à contribuição previdenciária, retenção de imposto de renda e de contribuições sociais.

Alexandre Machado, Vice Head e Product Owner na Group Software, explica que apesar de ter sido implementada em 2018, voltou a ficar sob os holofotes entre o fim de maio e início de junho deste ano, quando a Receita Federal a tornou uma exigência legal para empresas do "Grupo III". "Então, aqueles que ainda não tinham se adaptado a ela precisaram rapidamente correr atrás do tempo perdido para evitar as penalidades direcionadas às empresas que atrasam, não a enviam ou fazem o encaminhamento incorreto e a omissão de informações na hora de realizar a declaração", elucida Alexandre.

A EFD Reinf e os condomínios
Vale ressaltar que, caso haja atraso no prazo de entrega e dos encargos solicitados, tanto o condomínio como a administradora podem receber multas automáticas, que devem variar de acordo com a situação. O órgão regulador ainda determina que para enviar a EFD Reinf é preciso gerar documentos eletrônicos com assinatura digital, pois só assim terão valor legal e será possível garantir a idoneidade das informações.

A princípio, a nova obrigação foi pensada como um recurso complementar ao e-Social para substituir outras manifestações essenciais, tais como: DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta) e Manad (Manual Normativo de Arquivos Digitais). No entanto, como essa transição ainda não aconteceu, deverão surgir novas ferramentas para possibilitar a sucessão desses dispositivos.

Sobre as principais vantagens da EFD Reinf, Alexandre esclarece que ao reunir em um único documento todas as informações sobre os serviços prestados por terceiros, ela facilita e simplifica para o administrador do condomínio o processo de declaração. E essa centralização dos dados permite não apenas otimizar procedimentos ao reduzir o volume dos registros, mas também o integrar com outros sistemas do Sped. Isso tudo melhora a gestão tributária da empresa e ainda diminui os riscos operacionais.

Esse é um processo complexo e que demanda muita atenção dos gestores. Nesse contexto, a tecnologia pode ser de grande ajuda para realizar a declaração da EFD Reinf para condomínios, pois, além de deixar a gestão mais transparente, torna os trabalhos automatizados. "Isso permite com o ganho de tempo e economia esforços para as áreas que merecem mais atenção. Similarmente, reduz as chances de falha humana, que é recorrente neste tipo de trabalho e pode gerar grandes problemas", finaliza Alexandre.

Fonte: Alexandre Machado, Vice Head e Product Owner na Group Software, empresa especializada em sistemas de gestão para Condomínios, Shoppings Centers e Imobiliárias.